Contas a receber: como controlar e saber quem cobrar hoje

O que são contas a receber e como controlar

Na contabilidade, contas a receber é um ativo: direito de receber. Para quem cobra todo dia numa escola, clínica, condomínio, provedor ou academia, a definição útil é mais curta: é a lista de gente que ainda vai te pagar, e uma parte dela já deveria ter pagado. O controle não serve para fechar balanço. Serve para responder uma pergunta toda manhã: quem eu chamo hoje?

Este guia fica nessa pergunta. Não cobre conciliação contábil nem provisão para perdas, que são assunto do seu contador. Cobre o que muda o caixa: montar a lista, ler por faixa de atraso, agir em cada faixa e decidir quando parar. Para a fórmula da taxa e as causas gerais, veja inadimplência: o que é e como reduzir.

As colunas que a sua lista precisa ter

Total em aberto não diz nada. Uma carteira de R$ 48.000 pode ser tranquila ou estar em apuros, dependendo de quando cada real vence. Por isso a lista precisa de poucas colunas, mas todas preenchidas:

• Cliente e um contato que funciona (WhatsApp com DDD, não só e-mail)
• Valor original e o que ainda falta pagar, para pagamentos parciais não sumirem
• Data de vencimento, que é a data que conta o atraso
• Dias de atraso, calculados pela data de hoje e não digitados à mão
• Faixa do aging (a vencer, 1 a 30, 31 a 60, mais de 60)
• Último contato: data, canal e o que a pessoa respondeu
• Próxima ação e data combinada (promessa de pagamento, proposta enviada, aguardando)
• Situação: aberto, em acordo, contestado ou pago

As duas colunas que quase ninguém tem são último contato e próxima ação. Sem elas, a lista é um relatório. Com elas, vira agenda de cobrança. É nelas que aparece o furo mais comum: o título vencido há 40 dias em que ninguém falou com o cliente nenhuma vez.

Aging list: a lista que diz quem cobrar hoje

Aging list é a mesma lista agrupada pelo tempo de atraso. A divisão em faixas de 30 dias é convenção de mercado, não regra: dá para usar de 15 em 15 em carteira de mensalidade curta. O importante é que a faixa mude a ação. Veja um exemplo ilustrativo, de uma escola pequena com 120 mensalidades em aberto:

Números ilustrativos, para mostrar a leitura. Não são média de mercado nem resultado de cliente.

A leitura que importa: dos R$ 48.000, só R$ 18.000 estão vencidos (os três grupos de atraso). Desses, R$ 8.400 estão na faixa em que uma mensagem simples ainda resolve, e R$ 4.200 estão na faixa em que cada semana sem contato diminui a chance de receber. A pessoa que cobra sozinha não precisa olhar 120 linhas: precisa olhar 30, na ordem certa.

Se a sua lista está numa planilha, a planilha de controle de inadimplência faz esse agrupamento colando os dados, direto no navegador. Para saber quanto o atraso já custa em juros e multa, use a calculadora de juros e multa, em vez de decorar percentual.

O que fazer em cada faixa de atraso

Aging que não muda o que você faz amanhã é decoração. Esta é uma regra de partida para ajustar à sua realidade:

Duas observações. A primeira: o lembrete antes do vencimento não faz parte da cobrança, e quem faz melhor é o sistema que emite o boleto ou o Pix. Detalhes em lembrete antes de vencer. A segunda: a ação de cada faixa só funciona se acontecer. A régua de cobrança é exatamente o desenho de qual contato sai em qual dia, e é o que costuma existir no papel e não acontecer.

A rotina semanal de 30 minutos

Controle de contas a receber falha por falta de ritmo, não de ferramenta. Meia hora fixa na semana, sempre no mesmo dia, resolve mais que um sistema aberto uma vez por mês.

Quando o título não vale a perseguição

Nem todo título merece perseguição. Controlar contas a receber também é saber o que sai da lista ativa, e dizer isso em voz alta evita gastar a semana no que não volta:

• Valor menor que o custo de cobrar. Se cada contato consome tempo de alguém e o saldo é pequeno, uma última proposta com desconto e prazo, e depois o encerramento, costuma ser mais racional.
• Dívida contestada. Se o cliente diz que o serviço não foi prestado ou que o valor está errado, o problema é de conferência, não de cobrança. Resolva a pendência antes de insistir.
• Prazo prescricional vencendo. Dívida líquida constante de instrumento prescreve em 5 anos (Código Civil, art. 206, § 5º, I), e os prazos mudam conforme o tipo de crédito. Veja prazo de prescrição da dívida e, para título com nota promissória, nota promissória vencida.
• Devedor sem contato nem bens. Quando o telefone não existe mais e não há outra pista, o tempo está melhor gasto no cliente que responde.

Decisão de levar ao protesto ou à Justiça é caso a caso e vale conversar com um advogado. Para comparar o que o protesto custa e entrega, veja protesto de título: quando vale a pena.

Os limites ao cobrar quem está na lista

Lista na mão não autoriza qualquer abordagem. O Código de Defesa do Consumidor (art. 42) proíbe expor o devedor a ridículo ou constrangimento e submetê-lo a ameaça, e o art. 71 trata como infração penal a cobrança que o exponha a constrangimento ou interfira no trabalho, descanso ou lazer. Na prática: nada de mensagem em grupo, aviso a colega de trabalho ou familiar, nem contato em horário que incomode. Vale também para cobrança entre empresas como boa conduta, mesmo que o CDC se aplique a relações de consumo.

Sobre os dados da lista, a LGPD (Lei 13.709, art. 7º, V e IX, e art. 10) admite tratar dados para executar contrato e para legítimo interesse do credor, desde que o uso seja o necessário para cobrar. Não use o telefone da lista para outra finalidade. Contexto geral em cobrança por WhatsApp é legal? e LGPD na cobrança. Este texto é informativo e não substitui orientação jurídica para o seu caso.

Planilha ou sistema: onde a planilha para de ajudar

Planilha serve bem até a carteira passar de algumas centenas de linhas ou a conversa passar de uma pessoa. O limite não é o cálculo do aging, é o passo seguinte: a lista diz quem cobrar, mas alguém precisa mandar a mensagem, lembrar da segunda tentativa, responder quando a pessoa pede parcelamento e anotar tudo. É aí que o título de 20 dias passa a 50 sem ninguém ter falado com o cliente.

É essa parte que a Quitou faz: você importa a planilha (CSV ou Excel), define desconto máximo, parcelas, prazo e horário, vê no simulador como o agente conversaria, e ele negocia pelo WhatsApp do seu número dentro dessas regras, se identificando como assistente virtual na primeira mensagem. O Pix e o boleto continuam sendo seus, e a Quitou entra depois do vencimento, só com quem não pagou. Os primeiros 30 dias não custam nada; depois são R$ 149 por mês mais 5% do que os clientes pagarem depois do primeiro contato da Quitou, sem fidelidade. Ninguém recebe a carteira inteira de volta: o que muda é que o contato passa a acontecer.

Perguntas frequentes

A lista só vale se virar conversa

Contas a receber bem controladas não recebem sozinhas. O ganho de uma lista organizada é saber, às segundas, quais 30 nomes pedem conversa e quais 90 podem esperar. Monte as colunas, leia por faixa, mantenha o ritmo semanal e decida o que sai da fila. O resto é fazer o contato que costuma ficar para a semana que vem.