Mensagem automática WhatsApp Business para cobrar

Resposta direta: o que a mensagem automática faz e não faz

Quem cobra mensalidade, taxa ou fatura costuma ter o mesmo problema: o devedor responde de noite, no fim de semana, e ninguém vê. As automações do app resolvem essa ponta, a de receber. A ponta de iniciar a conversa com quem não pagou é outra, e a gente separa as duas abaixo.

As três mensagens automáticas do WhatsApp Business

Como configurar cada uma, passo a passo

Textos prontos para quem cobra

Três regras para qualquer texto automático de cobrança: não cite o valor da dívida (a mensagem pode ser lida por outra pessoa e é automática, vai para quem escrever), não ameace e diga o que a pessoa faz a seguir. O CDC proíbe, no art. 42, expor o devedor a ridículo ou constrangimento, e o art. 71 trata como crime a cobrança que o constrange. Texto automático errado erra em escala.

Saudação

Olá! Você falou com o financeiro da [Empresa]. Para pagamento, segunda via ou negociação, responda com uma frase e uma pessoa da equipe retorna em dia útil, das 9h às 18h. Se já pagou, pode mandar o comprovante por aqui.

Ausência

Recebemos sua mensagem fora do nosso horário (segunda a sexta, 9h às 18h). Na próxima manhã útil o financeiro responde. Se quiser adiantar, envie o nome completo e o comprovante, se tiver.

Respostas rápidas para cobrança

• /segundavia: "Segue a segunda via. Se o vencimento já passou, o valor pode ter acréscimo previsto em contrato; me diga a data em que prefere pagar e eu confirmo o total."
• /pix: "A chave Pix da [Empresa] é [chave], em nome de [razão social]. Confira o nome do recebedor antes de confirmar. Quando pagar, me mande o comprovante."
• /parcelar: "Consigo avaliar um parcelamento. Quanto você consegue pagar por mês, e em que dia?"
• /parar: "Entendido, registrei seu pedido. Não vamos mais enviar mensagens por este canal. Para tratar do assunto, o contato é [e-mail ou telefone]."

Para textos de cobrança completos por momento (primeiro contato, segundo, promessa quebrada), use os 22 modelos de mensagem de cobrança. As respostas rápidas acima são a ponta de quem responde; os modelos são a ponta de quem inicia.

O que o app não faz: o limite que ninguém conta

O WhatsApp Business app é um canal de atendimento, não uma ferramenta de cobrança. As automações dele reagem a uma mensagem que chegou. O que fica de fora é justamente o que mais pesa em carteira vencida:

• Não agenda envio ativo. Não existe "mande hoje às 10h para estes 80 devedores". A mensagem de saudação só sai quando o cliente escreve.
• Não segue régua. Não sabe que faz 3 dias, 10 dias ou 30 dias de atraso, nem muda o tom entre um contato e outro. Veja como montar uma na régua de cobrança.
• Não sabe quem pagou. Se o devedor pagou ontem, a próxima mensagem manual ainda depende de alguém conferir a planilha.
• Não preenche nome, valor e data por contato. Cada cobrança individual ainda é digitada ou colada à mão.

A tentação é resolver isso com programas de disparo em massa por fora do app oficial. Não faça: o uso de ferramentas não oficiais para envio em massa é o caminho mais comum para ter o número bloqueado, e um número de cobrança bloqueado leva junto o atendimento de todo o resto. O caminho sancionado pela Meta para envio em volume é a API oficial, com templates aprovados e cobrança por mensagem enviada, que tem seus próprios custos e exige um provedor. Sobre as regras de cada camada, veja cobrança por WhatsApp é legal?.

Hoje a Quitou funciona assim: você importa a planilha, define as regras da carteira (desconto máximo, parcelas, horário, palavras proibidas), vê no simulador como o agente conversaria e ele negocia pelo número de WhatsApp da sua empresa, conectado por QR code. Ele se identifica como assistente virtual na primeira mensagem, o Pix e o boleto continuam sendo seus e a Quitou entra só depois do vencimento, com quem não pagou. Os primeiros 30 dias não custam nada; depois, R$ 149 por mês mais 5% do que os clientes pagarem depois do primeiro contato, sem fidelidade. Não é para toda carteira: dívida pequena e antiga pode não valer o esforço, e ninguém recupera tudo.

Checklist antes de ligar as automações

• Saudação diz quem responde, em que horário e o que o cliente deve mandar, sem citar valor.
• Ausência configurada com o horário real do administrativo, testada de outro número.
• Quatro respostas rápidas salvas: segunda via, Pix, parcelamento e pedido para parar.
• Etiquetas criadas para três estados: aguardando comprovante, prometeu pagar, parar contato.
• Nenhum texto automático ameaça, expõe ou cita terceiros.
• Quem pediu para não ser contatado está marcado e não recebe mais cobrança.
• Mensagens de cobrança só entre 8h e 20h, em dia útil, como boa prática contra a acusação de constrangimento.
• Ninguém usa programa não oficial de disparo em massa no número da empresa.

Este texto é orientação geral e não substitui um advogado: em caso específico, procure um.

Perguntas frequentes

Automação responde, régua cobra

A saudação, a ausência e as respostas rápidas valem 20 minutos de configuração e tiram o silêncio de quem já quer pagar. Mas elas respondem, não cobram. O que decide a carteira vencida é o contato que ninguém fez: o segundo, o terceiro, o que dá desconforto. Decida quem faz esse contato antes de investir em mais automação de resposta.